A.1.1 Sistema organizzativo del servizio e metodologie tecnico-operative

Le varie attività inerenti il servizio di Global Service da svolgere sono molto interconnesse le une con le altre ed hanno una serie di risvolti che coinvolgono le varie esecuzioni e che necessitano di un preciso progetto di esecuzione a monte. Tale progetto è ben strutturato secondo un continuo confronto e lavoro di gruppo che segue specifiche linee guida. La modalità di procedere, in questo campo, da parte Nostra, è frutto di continue evoluzioni e di esperienze conseguite direttamente sul campo dalle maestranze e dalla dirigenza. Tali e tante esperienze vengono acquisite e successivamente elaborate per generare soluzioni sempre più efficaci.

A tal proposito ci piace brevemente riassumere i cinque principali punti che guidano il processo di definizione ed attuazione di tutti i nuovi progetti del nostro team di lavoro:

1. Definizione delle richieste, delle aspettative del cliente, degli obiettivi del team, dei limiti del progetto, di che cosa focalizzare e cosa non; il processo da attuare.

2. Misurazione delle criticità, definizione del sistema di misura in funzione degli obiettivi critici per il cliente

3. Analisi delle misure effettuate, definizione di obiettivi di miglioramento, analisi dei dati storici.

4. Messa in opera di miglioramenti attraverso definizione del gruppo di lavoro e selezione delle idee generate.

5. Controllo attraverso dati raccolti dal nuovo processo implementato usando un metodo di misura per verificare che non vi siano più scostamenti rispetto alle non conformità iniziali.

ORGANIZZAZIONE

Tale procedura può essere rappresentata secondo lo schema seguente:

Risulta anche da tale procedura la necessità di costruire un sistema di raccolta di tutte le informazioni acquisite ed analizzate. In questo senso la tecnologia web diventa essenziale. La tecnologia web garantisce l’immediatezza e la sicurezza del dato, la reattività del sistema alle criticità, grazie alla possibilità di svolgere le analisi sui dati senza essere vincolati al luogo che ha generato il dato, grazie anche agli allarmi automatici che il sistema deve poter garantire. Consente quindi all’Azienda di intervenire, prontamente e se necessario, per modificare il progetto o il processo prima che il difetto causi eccessive perdite di non qualità o di sicurezza, in modo da limitarne, in ogni caso, gli effetti. Tutto questo sistema organizzativo che ha una grande capacità di flessibilità a seconda della problematica contingente da affrontare, permette di fornire sempre al committente la miglior soluzione con un supporto anche di metodo scientifico e garantire il processo di esecuzione secondo gli standard di qualità. Il gruppo è capitanato da un responsabile del progetto che ha adeguata preparazione nella gestione dei lavori di gruppo e nell’uso di strumenti atti alla realizzazione di quanto sopra esposto.

Per servizio di manutenzione delle strutture edili ed affini, delle aree a verde e degli impianti tecnologici e speciali si intende l'insieme dei servizi finalizzati al mantenimento dello stato funzionale ed alla conservazione degli Edifici consegnati dall'Amministrazione alla ditta CIEM.

I servizi ordinari e programmati di manutenzione comprendono, a titolo esemplificativo ma non limitativo le seguenti attività:
a) La gestione delle strutture e degli impianti, provvedendo a tutte le regolazioni necessarie

al fine di garantire i massimi livelli prestazionali previsti.
b) La esecuzione di attività di manutenzione a guasto, manutenzione preventiva e programmata, ovvero attività di:

⇒ PULIZIA
⇒ VERIFICA
⇒ CONTROLLO
⇒ MONITORAGGIO
⇒ REVISIONE
⇒ RIPARAZIONE
⇒ RIPRISTINO
⇒ SOSTITUZIONE

Come indicato negli articoli seguenti, volte a garantire : la piena fruibilità degli impianti ; la predizione temporale degli eventuali interventi di ripristino e/o sostituzione che dovessero rendersi necessari ; il mantenimento nel tempo delle condizioni di conformità alle norme vigenti e di corretto e completo funzionamento ; il mantenimento del regolare funzionamento di strutture e impianti mediante l'effettuazione di tutti gli interventi di ripristino, sostituzione, riparazione e revisione che si rendessero necessari al fine di mantenere il rispetto di quanto previsto dalla presente proposta e dalla normativa vigente.

STRUTTURA ORGANIZZATIVA

A.2.1. — Organizzazione Del Servizio e Figure di Interfaccia

Il servizio di manutenzione avverrà in regime di assistenza continuativa, gestione, verifica e controllo dello stato delle strutture, dei manufatti ed impianti in genere. Si ritiene che data la struttura e la molteplicità degli interventi (anche come tipologia) e la complessità della gestione del gruppo di lavoro sia assolutamente necessario investire nella messa in campo di una organizzazione numericamente e professionalmente adeguata, flessibile e logisticamente vicina ai siti.

In particolare si ritengono indispensabili alcune figure che avranno funzione di gestione del team ed altre figure di staff da intendersi come a disposizione in modo trasversale, per affrontare specifiche consulenze e coadiuvare i vari operatori in situazioni di maggior criticità che possano venire a crearsi.

Nell’ambito dell’eventuale rapporto contrattuale che dovesse venire ad instaurarsi tra CIEM e l’amministrazione, si identificano le figure chiave come riportato nell’organigramma allegato alla presente sezione; la ditta CIEM garantirà, per tutta la durata del contratto, la disponibilità delle seguenti figure:

a) Il Gestore del Servizio/Supervisore

Identificato nella sua primaria funzione quale interfaccia unica della ditta CIEM nei confronti del Responsabile del contratto e dei referenti del contratto, il Gestore del Servizio ha i seguenti compiti e svolge le seguenti funzioni:

1) è il redattore del Piano Dettagliato degli Interventi (PDI) e del Piano di Qualità (PDQ), verifica il PDI e il PDQ nella loro completezza e rispondenza alle norme

2) definisce ed ottimizza le strategie generali e gli indirizzi del PDQ rispetto all'erogazione dei servizi di manutenzione, verifica e controllo per tutte le tipologie di strutture, impianti e servizi

3) è responsabile dell'organizzazione di tutti i servizi con riguardo alla tempistica ed alle risorse impiegate ed all'integrazione tra gli stessi, effettua le verifiche ispettive sulla rispondenza dei servizi svolti alle indicazioni della normativa vigente

4) è responsabile del controllo del livello del servizio verificato ed organizza riunioni mensili per divulgare lo stato avanzamento lavori

5) monitora in modo costante l'andamento globale del servizio e ne pianifica lo sviluppo identificando i processi e le fasi relativa

6) è responsabile dell'inserimento e dell'aggiornamento dell'anagrafica e della redazione della eventuale reportistica

7) è reperibile mediante telefono cellulare 24 ore su 24 ed è responsabile del servizio di reperibilità per gli interventi in emergenza

8) è responsabile dei servizi di presidio

9) opera la suddivisione del lavoro al fine di assicurare tutte le risorse necessarie nei tempi e nei luoghi nei quali il programma prevede il loro impiego

10) è responsabile della soddisfazione dell'utenza e dell'Amministrazione

11) recepisce e attua le richieste di intervento

12) è responsabile della fatturazione e della rendicontazione del servizio (addetto alla firma dei buoni d’ordine)

Per questa figura si ritengono necessarie adeguate competenze professionali ed esperienza nel settore; per questo la ditta CIEM propone una figura professionale iscritta all'Albo dell’ordine degli Ingegneri.

LA DITTA CIEM rimane comunque responsabile, sotto ogni aspetto, dell'operato del Gestore del Servizio; a quest'ultimo, l'Amministrazione farà riferimento per qualsiasi attività oggetto dell'appalto ed in particolare per i controlli tecnico-amministrativi relativi all'esecuzione dei servizi e lavori stessi; tutte le comunicazioni, disposizioni e contestazioni di inadempienze saranno fatte direttamente a detto Responsabile e si intendono fatte alla ditta CIEM.

b) Il consulente Energy & Facility Management (Aggiuntivo)

Figura di alto profilo che oltre a possedere le caratteristiche standard richieste ad un Facility Manager ha approfondite e specifiche competenze nella gestione della variabile energia. Questa figura si occupa di :

- sviluppare un supporto logistico e organizzativo per l'ottimizzazione della gestione degli edifici - Patrimoni immobiliari, in funzione della strategia, del management aziendale del cliente;

- governare le dinamiche relative alla gestione della sostenibilità, dell'ambiente e dell'energia.

c) Responsabili dei servizi operativi

Il Responsabile del servizio operativo è una figura professionale rivestita da un esperto tecnico ad indirizzo specifico (operaio specializzato di 5° livello) abilitato all'esercizio della professione.

Il Responsabile del servizio operativo ha i seguenti compiti e svolge le seguenti funzioni:

  1. ha responsabilità diretta dell'esecuzione del servizio, individua le indicazioni e le osservazioni necessarie per lo svolgimento operativo del servizio ed organizza in base a queste ed al PDI/PDQ le maestranze istruendole adeguatamente;

  2. effettua sopralluoghi ispettivi e riscontra le eventuali anomalie informando il Gestore del Servizio;

  3. controlla e gestisce le operazioni di accensione, mantenimento e messa a riposo degli impianti in base alle date e agli orari comunicati per ciascun impianto;

  4. controlla la messa a riposo, alla fine di ogni stagione, delle centrali termiche attraverso tutte le operazioni previste dal PDI;

  5. implementa l'anagrafe dei beni;

  6. esegue sopralluoghi preventivi;

  7. elabora i piani di manutenzione e i piani delle misure di adeguamento normativo;

  8. effettua le verifiche ispettive a seguito dell'esecuzione degli interventi al fine di verificarne

  9. svolge la gestione documentale inerente i servizi affidati nel rispetto degli obblighi di legge ove prescritti dalle vigenti normative e regolamenti attuativi in materia.

 

GESTIONE DELLE EMERGENZE

La presente descrizione espone le modalità organizzative ed operative dedicate alla gestione delle emergenze, in modo tale da poter eseguire un servizio di manutenzione e reperibilità il più veloce possibile allo scopo di rendere il minimo disservizio ai vari impianti.

• Tempistica d’intervento con priorità massima e reperibilità per emergenze sulle 24 ore con tempo intervento di primo livello entro 30 min.

Ciò significa che il nostro personale agisce sempre in modalità reperibilità su tutto l’arco delle 24 ore.

Il tecnico reperibile è dotato di automezzo personale attrezzato presso il proprio domicilio per garantire un intervento nel minor tempo possibile.

Eventualmente si potrà organizzare anche un magazzino d’appoggio con il principale materiale d’uso comune da realizzarsi in locali di Vs. indicazione oppure entro baracca prefabbricata posta in luogo di Vs. indicazione.

• Organizzazione nell’approvvigionamento di pezzi di ricambio e qualità dei materiali.

Oltre a quanto già esposto ai punti precedenti, (vicinanza del ns. magazzino e/o eventuale realizzazione di un magazzino distaccato presso area eventualmente resa disponibile dalla stazione appaltante) che ci permettono un rapido approvvigionamento del materiale, si agevola gli interventi con le scorte a magazzino.

In particolare nel magazzino aziendale vengono tenute opportune scorte controllando le quantità minime con apposito programma gestionale. Questo garantisce l'eventuale sostituzione di ogni componente presente compreso le centrali. I materiali visti durante il sopralluogo sono già utilizzati anche presso altri clienti quindi sempre presenti in Azienda.

Sarà stipulato un accordo con le ditte fornitrici principali dei pezzi di ricambio in modo tale da avere un componente o un pezzo in tempi ristretti.

La forza dell’ azienda è costituita dalla professionalità del personale composto da periti industriali, geometri ed Ingegneri meccanici tutti formati e costantemente aggiornati.

• Misure aggiuntive per la sicurezza dei lavoratori

Il controllo e il costante aggiornamento del personale per la gestione della sicurezza avviene con consulenti ed Azienda esterna con i quali abbiamo un continuo confronto sulle problematiche legate alle varie fasi delle lavorazioni, vengono effettuati controlli periodici sul grado di preparazione del personale con riunioni formative certificate da test personali.

Tutto il personale compreso quello amministrativo oltre ad effettuare la formazione prevista dalle normative ha specifico attestato di primo soccorso e gestione incendio di primo livello con utilizzo mezzi di estinzione.

Il personale tecnico è stato formato con specifico corso sull'utilizzo di eventuali piattaforme mobili ed è seguito anche dal Responsabile dei Lavoratori per la Sicurezza (RLS) eletto dai lavoratori e formato con apposito corso di 32 ore ed in stretta collaborazione con la Direzione e l'RSPP per monitorare ogni eventuale fonte di pericolo.

Tutto il personale è dotato di Dispositivi di Protezione Individuale (DPI) che vengono controllati a cadenza semestrale dal responsabile. I dispositivi consegnati sono identificati su un apposita lista individuale firmata.

Vogliamo fare presente che tutti i dipendenti sono formati anche su addetto al pronto soccorso, addetto squadra antincendio e gestione emergenza, valutazione e gestione del rischio elettrico, prevenzione cadute dall’alto nei cantieri edili.

Oltre a dotare il ns. personale delle attrezzature necessarie per la conservazione della propria sicurezza (DPI) come da normativa vigente, s’istruirà in particolar modo facendo presente che gli interventi oltre che sulle parti elettriche saranno fatti anche su parti meccaniche mobili (vedi sbarre, porte automatiche ecc. ).

Pertanto si farà notare di usare accortezza negli interventi al fine di evitare danni soprattutto alle mani e di utilizzare guanti adeguati all’uso.

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Impianti elettrici
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